Cómo importar un listado de empresas en tu CRM sin duplicados ni tildes rotas

Tener el listado es la mitad del trabajo. La otra mitad es que tu equipo lo pueda usar sin pisarse: que cada empresa esté una sola vez, que se sepa quién la lleva y que cada llamada quede apuntada. Así lo prepararíamos.

1. Abre bien el fichero

Si tienes la opción, trabaja con el Excel (.xlsx): las tildes, las eñes y los códigos postales que empiezan por cero se conservan sin hacer nada.

Si usas el CSV, ten en cuenta:

• Nuestros CSV van en UTF-8 con BOM y separados por punto y coma, que es lo que Excel en español abre bien con doble clic.
• Si en tu programa ves València en vez de València, el fichero se ha abierto con otra codificación. Impórtalo indicando UTF-8 (en Excel: Datos → Desde texto/CSV).
• Los códigos postales deben importarse como texto, o 08001 se convertirá en 8001.

2. Prepara las columnas antes de importar

Los CRM piden que cada columna se corresponda con un campo. Antes de importar:

• Una fila, una empresa. Si hay dos emails, el segundo va en su propia columna («Email 2»): no los juntes en una celda.
• Teléfono en formato homogéneo. Todos con nueve cifras, con o sin espacios, pero igual en todo el fichero. Si tu centralita marca desde el CRM, quizá necesites el prefijo +34.
• Añade tus propias columnas vacías: Comercial asignado, Estado (sin llamar, llamado, interesado, descartado), Próxima acción y Fecha.
• Añade una columna «Origen» con el nombre y la fecha del listado. Dentro de seis meses querrás saber de dónde salió cada cliente.

3. Evita duplicados con lo que ya tienes

Lo más probable es que ya tengas en el CRM algunas de las empresas del listado: clientes, contactos antiguos, oportunidades perdidas. Para no llamar a un cliente como si fuera nuevo:

1. Exporta tus empresas actuales del CRM.
2. Crúzalas por web o por teléfono, que son más fiables que el nombre (el mismo negocio puede aparecer como «Hotel Sol» y «Hotel Sol Valencia S.L.»). En Excel basta con un BUSCARX sobre la columna de web.
3. Marca o elimina las coincidencias antes de importar.

La mayoría de CRM (HubSpot, Pipedrive, Zoho…) tienen además una opción de deduplicar al importar si eliges un campo único, normalmente el dominio de la web para empresas.

4. Importa en el objeto correcto

En un CRM B2B, lo que compras son empresas (organizaciones, cuentas), no contactos de personas. Impórtalo como empresa/organización. Cuando en una llamada consigas el nombre de la persona que decide, créala como contacto asociado a esa empresa.

5. Reparte por comercial

Dos formas habituales:

• Por zona: cada comercial lleva unas provincias. Es lo natural si hay visitas. Filtra por la columna Provincia (en nuestros ficheros la provincia está asignada por código postal, así que es fiable para esto).
• Por tipo de empresa: si un comercial conoce bien un sector, que se quede con él.

Asígnalo antes de empezar a llamar, nunca «el que llegue primero».

6. Empieza por un lote pequeño

No lances 5.000 empresas a la vez. Importa un lote de 100 a 200, haz las llamadas, ajusta el guion y los estados del CRM, y entonces importa el resto. Si algo del formato está mal, lo descubrirás con 200 filas y no con 5.000.

7. Mide desde el primer día

Con los estados del paso 2 tendrás, sin hacer nada más, las cifras que importan:

• Empresas llamadas.
• Conversaciones con quien decide.
• Siguientes pasos conseguidos (visita, demo, presupuesto).
• Clientes.

Con esos números puedes calcular cuántas empresas necesitas para tus objetivos: lo explicamos en cuántos contactos necesitas.

Si no tienes CRM

Una hoja de cálculo compartida (Google Sheets o Excel en OneDrive) con las columnas del paso 2, filtros activados y una pestaña por comercial funciona perfectamente para empezar. Lo importante no es la herramienta: es que cada llamada quede apuntada.